Kunsten å gi tilbakemeldinger

Det er en kunst å gi negative eller kritiske tilbakemeldinger. Kommunikasjon og tilbakemeldinger er et omfattende tema jeg kjenner at jeg har lyst til å si mye om, men her har jeg kun tatt opp en liten del av det.

Hvordan snakker vi til hverandre, og hva gjør vi for å snakke godt sammen, også når det er ømtålig tema eller kritikk. Selv om dette er myntet på arbeidslivet, er det like relevant i livet for øvrig – i møte med mennesker.  

Vi går alle på jobb for å gjøre en god jobb. De fleste av oss jobber med det vi liker, og vi liker å mestre, få til, og at det skal bli bra det vi gjør. Er det noe vi ikke kan, så finner vi ut av det, lærer og gjør det vi kan for å vite, finne løsninger og lære.

Noen ganger, og ofte i en travel hverdag så kan vi gjøre feil eller glemme. Vi har alle vært der. De fleste av oss liker det ikke. Vi vil helst gjøre ting bra og rett. Men av og til kan det hende at det ikke blir den kvaliteten eller det resultat vi ønsker. Og dette vet vi som oftest selv, når det ikke er bra eller har den standarden vi helst vil ha. Det er en del av arbeidslivet.

Hva skjer når andre sier ifra om noe som ikke er bra, ikke ble helt optimalt, eller som det skulle? Denne tilbakemeldingen, hvordan vil vi at den skal være? Og hvordan vil vi gi den til andre, når vi oppdager noe vi synes er mindre bra hos andre?

Jeg vil tro at alle har opplevd å få en tilbakemelding som ikke har vært ok. En følelse av at det blir «gnidd inn» det som var «galt». Og kanskje var det ikke en stor sak heller. Vi vet det er berettiget, og er enig. Men vi opplever kanskje at det blir blåst opp, poengtert og markert.

Kanskje opplever avsender noe annet. At det er en viktig sak, at den ikke blir blåst opp, men at man bare sa ifra. Og det må man jo få lov til, det er jo på sin plass.

Hvis vi går tilbake, hvordan ønsker vi å få en slik tilbakemelding eller kritikk? Så vi oppnår læring, blir gjort oppmerksom på det, og at vi kan hjelpe hverandre til å bli bedre. Spille på lag. For det ønsker vi, vi vil bli bedre, og vi vil gjøre tiltak så vi utvikler oss til det bedre.

Det er et grunnleggende behov for oss mennesker å søke aksept, og kritikk kan oppleves som det motsatte, nemlig avvisning. Det er derfor viktig at en god tilbakemelding inneholder aksept.

Noen kjennetegn på god tilbakemelding:

  • Å møte den andre med romslighet, aksept på at alle kan gjøre feil
  • Spørre hva synes du, fremfor å si at det ikke er bra og heller være enig i det
  • Være saksorientert og konkret, holde seg til fakta i saken
  • Hva kan vi gjøre nå får å rette opp «feilen»?
  • Hva kan vi gjøre neste gang for å forebygge?
  • Hvordan vil vi det skal være?
  • Ha en dialog sammen for å utvikle og spille på lag til å bli bedre. 

I tillegg kan vi sette opp mange flere punkter, spesielt hvordan bygge relasjoner og skape trygghet for å kunne gi tilbakemeldinger. Det som vektlegges her er innstillingen som er i dialogen, måten vi snakker med hverandre på. At vi vil utvikle oss sammen, har toleranse og anerkjenner hverandre.

Hva gjør vi når vi opplever at tilbakemeldingene er sårende, ydmykende eller mindre enn god. Det er nettopp å si ifra om det, mange opplever som vanskeligst. Hvordan si i fra at dette ikke var ok?

Det er mange måter det kan gjøres på. En innfallsvinkel er å kommunisere at en tar til seg tilbakemeldingen, og skape dialogen «hva kan vi gjøre nå? Hvordan vil vi det skal være? Hva kan vi gjøre neste gang». Ha en dialog sammen for å utvikle og spille på lag til å bli bedre.

Og husk, neste gang du vil gi noen tilbakemelding, tenk igjennom hvordan vil jeg si ifra? Hvordan vil jeg at den andre skal oppleve tilbakemeldingen slik at vi sammen har en god arbeidshverdag?

Avslutningsvis vil jeg sitere Maya Angelou: ”People will forget what you said, people will forget what you did, but people will never forget how you made them feel”

Og med dette ønsker deg en god dag – i kommunikasjon sammen med andre 🙂

– Eirin